Schenkingsbeleid

1. Doel

Het Stedelijk Museum Amsterdam (SMA) is in grote mate afhankelijk van de bijdragen van derden, zowel geldelijke bijdragen als schenkingen in natura. Het SMA moedigt schenkingen aan die het SMA verder helpen bij het bereiken van zijn doelstellingen.
Het doel van het in dit memo beschreven beleid is om duidelijkheid te verschaffen aan (potentiële) schenkers over de voorwaarden van acceptatie van een schenking en het acceptatieproces, en om zo transparant mogelijk te zijn naar alle belanghebbenden, waaronder schenkers, publiek en overheid.
Dit beleid vormt een nadere uitwerking van de algemeen geldende richtlijnen en gedragscodes zoals omschreven in de verschillende codes die gelden voor musea: de Governance Code Cultuur[1](GCC), ICOM Ethische Code voor Musea[2] en de Code Cultuursponsoring[3].

Dit beleid is van toepassing op alle giften en schenkingen die worden aangeboden aan het SMA of aan het Stedelijk Museum Fonds (SMF). De term ‘schenking’ verwijst naar een overeenkomst tussen de schenker en het SMA of het SMF, die ertoe strekt dat de schenker, ten koste van zijn of haar eigen vermogen, het SMA of het SMF verrijkt. Tegenover deze verrijking stelt het SMA of het SMF geen direct op geld waardeerbare tegenprestatie.[4]

Schenkingen of giften waarvoor op geld waardeerbare tegenprestaties worden overeengekomen, vallen niet onder dit beleid, maar onder het beleid Memberships of het beleid Sponsoring. Bijdragen van institutionele fondsen vallen wel onder dit beleid.

Het SMA en het SMF zullen geen schenking aanvaarden die de eigen artistieke integriteit en onafhankelijkheid, op welke wijze dan ook, ondermijnt. Daarom vermijden zij iedere onbetamelijke belangenverstrengeling tussen het SMA of het SMF, en de schenker.

Het SMA en het SMF zijn zich ervan bewust dat schenkers, naast bijvoorbeeld naamsvermelding, ook andere voordelen bij een schenking kunnen hebben, zoals (veronderstelde/mogelijke) waardestijging van hun eigen verzameling. Hiertegen bestaat geen bezwaar, zolang de eigen artistieke integriteit en onafhankelijkheid van het SMA en het SMF niet worden aangetast.

SMA en SMF zullen bij een schenking uitsluitend contracteren met de schenker zelf. Zij zullen dus geen rechten tegenover derden bedingen en geen verplichtingen tegenover derden aanvaarden. Het SMA en het SMF willen bij de aanvaarding van schenkingen geen directe rol spelen in de kunstmarkt.

Het hier beschreven beleid betreft niet legaten of erfstellingen ten gunste van het SMA of het SMF. Hiervoor zal separaat beleid worden vastgesteld.

2. Soorten Schenkingen

Een schenking kan bestaan uit:

• Contanten, waaronder ook wordt verstaan: een geldelijke schenking geoormerkt voor de aankoop van een bepaald kunstwerk, een tentoonstelling of een project (bijvoorbeeld educatie of restauraties), eenmalig of periodiek;
• Geldschenkingen in de vorm van fondsen op naam of als endowment fonds[5];
• Verstrekkingen in natura in de vorm van objecten zoals kunstvoorwerpen, designobjecten, boeken.

3. Door wie kunnen Schenkingen worden gedaan

Schenkingen kunnen worden gedaan door particulieren en rechtspersonen zoals familiestichtingen, fondsen of bedrijven. Bij schenkingen door particulieren maken wij onderscheid tussen particulieren die vanuit Governance een rol vervullen (bestuursleden of leden van de Raad van Toezicht) bij het SMA of het SMF en personeelsleden enerzijds en particulieren die niet in de twee eerdergenoemde categorieën vallen anderzijds. Voor de twee eerstgenoemde groepen gelden aanvullende bepalingen op basis van de specifiek op deze groepen van toepassing zijnde regelgeving (GCC en specifieke bepalingen ICOM Ethische Code). Zie hiervoor §6 en §7 van dit memo.

4. Voorwaarden voor schenkingen

Het algemene uitgangspunt is dat het SMA en het SMF alleen schenkingen aanvaarden die de eigen artistieke integriteit en onafhankelijkheid volledig respecteren. Iedere onbetamelijke belangenverstrengeling tussen het SMA of het SMF aan de ene kant en de schenker aan de andere kant wordt daarom vermeden (zie ook §1 van dit memo). De hiernavolgende voorwaarden zijn een uitwerking hiervan, maar in het concrete geval kunnen hier ook andere voorwaarden uit voortvloeien.

• Een schenking van een kunstwerk of een geoormerkte schenking voor de aankoop van een kunstwerk moet passen binnen het door SMA vastgestelde collectieplan (het ‘Collectieplan’). Het bestuur bepaalt na advies van het interne Aanwinstenoverleg[6] van het museum of de voorgenomen schenking van het kunstwerk binnen het Collectieplan past. Als dat niet het geval is, dan wordt de schenking niet aanvaard.
• Het SMA en het SMF leven alle (fiscale) wet- en regelgeving voor het accepteren van schenkingen na. Voor voorgenomen schenkingen met een totale waarde boven Euro 100.000 wordt door de afdeling Development een achtergrondcheck[7] uitgevoerd.
• Indien een schenker een wijze van schenking voorstelt waarbij van een (fiscale) structuur gebruik wordt gemaakt anders dan een schenking van alleen een geldbedrag of een kunstwerk, dan zal de aangeboden schenking op overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving beoordeeld worden door de SMF Adviescommissie voor schenkingen aan SMF en middels de interne ethische regeling SMA/de afdeling Juridische Zaken voor schenkingen aan SMA. Indien nodig zal de voorgenomen schenking voorgelegd worden aan externe adviseurs. Dit zal enige tijd in beslag nemen.
• Het uitgangspunt is dat het SMA geen specifieke voorwaarden aan schenkingen accepteert, zoals bijvoorbeeld ten aanzien van de duur van de presentatie van een geschonken werk.
• Schenkingen boven een bedrag van EUR 1 mio en/of met complexe aanvullende (organisatorische) bepalingen worden ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad van Toezicht.
• Indien nodig voor hun belastingaangifte zijn schenkers zelf verantwoordelijk voor het aanstellen van een onafhankelijk taxateur en juridisch en/of fiscaal adviseur met betrekking tot de schenking[8]. Het SMA verricht geen taxaties ten behoeve schenkers.
• Om rechtszekerheid te bevorderen zullen schenkingen met een totale waarde boven EUR 100.000 (dus ook periodieke schenkingen die opgeteld boven die waarde uitgaan) in een notariële akte worden opgenomen, waarbij aan de schenker de gelegenheid zal worden geboden de notaris te kiezen.
• Kunstwerken door schenkers aangeboden, die niet binnen het collectiebeleid van het museum vallen en niet bedoeld zijn om tot de collectie te gaan behoren maar van de schenkers wel door het SMA mogen worden verkocht, worden in principe niet door het SMA aanvaard.

5. Procedure

Algemeen (Schenkingen en bijdragen Fondsen aan SMA)
Voorgenomen schenkingen aan SMA worden in behandeling genomen door de afdeling Development van het SMA (contactpersoon: Manager Development).
Schenkingen die rechtstreeks worden aangeboden aan de leden van het bestuur of Raad van Toezicht van SMA, bestuur SMF, conservatoren en/of overige afdelingen worden gemeld bij het Hoofd Development, die de acceptatie van de schenking intern coördineert, ondersteund door de assistent Collectiebeheer.

Bij schenkingen in natura (kunstwerken) en geldschenkingen met het oormerk een bepaald kunstwerk aan te kopen is voorafgaand aan het besluit van het bestuur tot aanvaarding van de schenking positief advies vereist van het interne Aanwinstenoverleg. De directeur, de manager Collectiebeheer en de conservator tot wiens expertise het aangeboden werk behoort, behoordelen of de voorgenomen schenking aan dit Aanwinstenoverleg wordt voorgelegd of dat deze direct wordt afgewezen.
Om de onafhankelijkheid van het artistieke beleid te waarborgen beoordeelt het Aanwinstenoverleg of het aangeboden kunstwerk binnen het Collectieplan van het SMA valt. Bij positief advies, besluit het SMA bestuur vervolgens in het tweewekelijkse directieoverleg of de schenking of Fondsbijdrage door het SMA wordt geaccepteerd. Het bestuur beslist ook in dit overleg over de aanvaarding van geldschenkingen.
Schenkingen worden in een overeenkomst tussen schenker en het SMA vastgelegd. Schenkingen in natura worden in principe eigendom van de Gemeente Amsterdam, gezien de beheerrelatie met de gemeente. SMA maakt voorgenomen schenkers daarop voorafgaand aan de schenking attent.

Schenkingen aan SMF
Het SMF aanvaardt geldschenkingen ten gunste van het SMA van particulieren en familiestichtingen, onder dezelfde voorwaarden als hierboven beschreven in Paragraaf 4 voor schenkingen aan SMA, met dien verstande dat het bestuur van het SMF beslist over de acceptatie van de geldschenkingen.
Tussen SMA en SMF is afgesproken dat SMF alleen op verzoek van het SMA een bedrag aan het SMA uitkeert.

Ook voor geldschenkingen aan SMF met het oormerk een bepaald kunstwerk aan te kopen is voorafgaand positief advies vereist van het interne Aanwinstenoverleg vereist. Het bestuur SMF vraagt het bestuur SMA om dit aan het Aanwinstenoverleg voor te leggen.
De afspraken tussen het SMA en SMF zijn neergelegd in een overeenkomst. Voor meer informatie over de inrichting, werkwijze en verantwoording SMF klik hier.

6. Aanvulling schenkingen door personeelsleden:

Behalve de in de ICOM Ethische Code geldende normen dat belangenconflicten worden vermeden, er geen onbetamelijke belangenverstrengeling tussen de schenker en het SMA of het SMF mag zijn, en ervoor moet worden gezorgd dat de artistieke integriteit en onafhankelijkheid van het SMA worden gewaarborgd, stelt de ICOM Ethische Code voor personeelsleden dat zij niet concurreren met hun museum bij het verwerven van objecten of met activiteiten, samenhangende met hun privé-collectie[9] en dat speciale zorgvuldigheid is vereist bij het verwerven van objecten, door koop, schenking of via een fiscale regeling van leden van het bestuur, museummedewerkers, of hun familie en naaste verwanten.

7. Aanvulling schenkingen door personen die vanuit governance een rol vervullen (bestuursleden of leden van de Raad van Toezicht) bij het SMA of het SMF:

Behalve de in de statuten van SMA en SMF en de in de geldende wet- en regelgeving, waaronder onder meer begrepen de GCC en de ICOM Ethische Code, geldende normen dat belangenconflicten worden vermeden, er geen onbetamelijke belangenverstrengeling tussen de schenker en het SMA of het SMF mag zijn en ervoor moet worden gezorgd dat de artistieke integriteit en onafhankelijkheid van het SMA worden gewaarborgd, bepaalt de GCC dat er voor de personen behorende tot deze categorie ongewenste belangenverstrengeling moet worden vermeden (Zie Definitie en Principe 3 GCC met aanbevelingen) en dat bestuurders en toezichthouders het belang van de organisatie laten prevaleren boven het eigen belang en zich onthouden van persoonlijke bevoordeling van henzelf of hun naasten. Hier moet men, volgens de GCC, alert op zijn.
Voor deze schenkingen wordt de hierboven beschreven procedure gevolgd en zal in aanvulling daarop ook de voorgenomen schenking altijd ter goedkeuring worden voorgelegd aan de gehele RvT.

Overigens is er in 2003 in een voetnoot bij de Nederlandse versie van de ICOM Ethische Code opgenomen dat naar buiten toe zelfs niet de schijn van een onbetamelijke belangenverstrengeling mag ontstaan. Omdat deze toevoeging staat bij een bepaling over bruiklenen en omdat de meer recente GCC een andere norm nl. ongewenste belangenverstrengeling hanteert is het de vraag of deze moeilijk te hanteren norm – het voorkomen van een schijn van onbetamelijke belangenverstrengeling – nog de geldende opvatting weergeeft. Redelijke uitleg van deze norm kan zijn dat de wederzijdse rechten en verplichtingen duidelijk worden vastgelegd, dat de betrokkenen bij hun afweging meewegen hoe objectieve buitenstaanders de situatie zouden kunnen beoordelen en ook dat terughoudendheid wordt betracht bij het goedkeuren van transacties of situaties waar potentieel onbetamelijke belangenverstrengelingen aan de orde zijn.[10]